Prioritäten richtig setzen Archives • Professionelle Ghostwriter

Brainstorming – Neue innovative Ideen sammeln

12 Januar 201812 Januar 2018 by Makis Community

Brainstorming findet als Methode zur Ideenfindung große Bekanntheit. Innerhalb einer Gruppe wird zum Sturm auf ein Problem das Gehirn benutzt (engl. using the brain to storm a problem). Die deutsche Übersetzung des ursprünglich englischen Ausspruchs tut sich schwer, weshalb das Brainstorming wohl eher mit einer „Denkrunde“ oder „Ideensammlung“ erklärt werden sollte. Man kennt diese Methode insbesondere aus dem Bereich der Werbung. Sie findet aber auch in anderen Branchen Anwendung. Wie Sie erfolgreich brainstormen können, lesen Sie in diesem Beitrag.

Brainstorming – Der Einstieg

Das Brainstorming findet innerhalb einer Gruppe statt. Achten Sie darauf, dass die Anzahl der Beteiligten weder zu groß, noch zu klein ist. Es hat sich bewährt, dass eine Gruppe zwischen 5-8 Personen ideal für dieses Vorhaben ist. Bei nur wenigen Personen besteht die Gefahr, nicht die gewünschte Innovation und Kreativität zu erlangen. Sind zu viele Personen involviert, ist eine Entscheidungsfindung sehr mühsam.

TIPP! Mischen Sie (wenn möglich) Experten mit Laien! Sie werden sehen, dass durch verschiedene Ansichtsweisen neue Ideen aufkommen!

Wer in dieser Konstellation nicht fehlen darf, sehen Sie hier →Persönlichkeitstypen)

Nachdem die Beteiligten feststehen, klärt die Gruppenleitung die Mitglieder über das vorliegende Problem auf. Meist geschieht das durch eine Präsentation. Sie klären grundlegende Fragen, sodass auch teilnehmende Laien das Problem ausreichend verstehen. Wichtig ist, dass die Problemstellung nicht zu weit gefasst ist. „Wie können wir mehr Gewinn erzielen?“ ist schon zu allgemein gehalten. Die Frage: „Wann sollen wir Frau Mustermann zurückrufen?“ dagegen wäre selbstverständlich zu spezifisch. Des Weiteren steht schon vorher fest, ob das Brainstorming moderiert wird oder nicht. Die Ernennung eines Protokollanten ist sehr sinnvoll, damit keine Ideen verloren gehen.

Schritt 1: Ideen finden

Die eigentliche Ideenfindung findet anschließend statt. Dazu sollen die Teilnehmer spontan auf das Problem reagieren. Idealerweise lassen sie sich von den Aussagen der anderen inspirieren, sodass neue Lösungsansätze entstehen. Der Protokollant schreibt zunächst alle Ideen auf. Wichtig ist hierbei, dass nur die Ideen zählen, nicht deren Wertung oder Kommentare. Dies ist beim Brainstormen sogar unerwünscht! Denn auch aus Vorstellungen, die zunächst unsinnig erscheinen, können innovative Ideen entstehen. Deshalb sollten bei der Denkrunde möglichst wenig Regeln bestehen. Es ist zunächst alles erlaubt, was der Phantasie entspringt. Ohne Wertungen und Beurteilungen kann jeder Gedanke auch im rohen Zustand geäußert werden.

Schritt 2: Ideen strukturieren

Nach einer kurzen Pause geht die Gruppe sämtliche Ideen nochmals durch und diskutiert. Normalerweise werden in diesem Schritt keine neuen Vorschläge mehr aufgenommen, sondern an den vorhandenen Ergebnissen gearbeitet. Im Gegensatz zum vorherigen Schritt ist nun eine Wertung und Beurteilung erlaubt, ja sogar erwünscht. Die Beteiligten diskutieren die einzelnen Punkte nicht nur, sondern auch thematisch sortiert und gegebenenfalls von der Liste gestrichen. Dies beurteilen die Beteiligten anhand dessen, wie problemnah die Lösungsansätze sind. Ob bei diesem Schritt die gleiche Gruppe agiert wie schon im vorherigen, bleibt Ihnen überlassen. Sie können alternativ auch nur Fachexperten daran arbeiten lassen.

Warum Brainstorming wichtig ist

Brainstorming ist eine kreative Methode, um neue innovative Einfälle zu finden. Gerade das Argument der Gruppendynamik ist vielversprechend. Dabei entstehen innovative Vorschläge durch ein Gespräche und Diskussionen. Meist geht das auch mit einer gesteigerten Motivation einher, die die Gesprächspartner während den Diskussionen erfahren. Natürlich besteht auch die Gefahr, dass sich die einzelnen Beteiligten im Gespräch blockieren und kaum eine Diskussion zulassen. Um die Kreativität jedes einzelnen nicht zu hemmen, ist es durchaus sinnvoll, die Mitglieder der Denkrunde mit Zettel und Stift auszustatten. So können sie andere ausreden lassen und ihre Ideen zu Ende denken, bevor ein neuer Vorschlag in den Raum geworfen wird. Außerdem sollte es allen Mitarbeiter klar sein, dass es sich beim Brainstorming nicht um Überzeugungsarbeit handelt. Es geht zunächst darum, Ideen zu sammeln. Eine Gewichtung findet erst später statt. Deshalb sollten alle wissen, dass jede Idee die gleichen Chancen hat.

SWOT-Analyse – Stärken & Schwächen, Chancen & Risiken

11 Januar 2018 by Makis Community

Besonders für junge Unternehmen ist deine Analyse der eigenen Stärken und Schwächen gebräuchlich. Meist wird hierfür die aus der BWL stammende SWOT-Analyse herangezogen. Mit dieser Methode können Sie schnell einen Überblick über Strenghts (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Risiken) erlangen. Doch nicht nur für Start-Ups ist das interessant. Auch für etablierte Unternehmen sollte es selbstverständlich sein, sich mit den eigenen Stärken und Schwächen zu beschäftigen. In diesem Artikel stellen wir Ihnen diese Methode vor.

Aufbau der SWOT-Analyse

Die SWOT-Analyse aus vier verschiedenen Kategorien, die bestenfalls in einer Matrix veranschaulicht werden können. Dabei wird neben einer Marktanalyse (=externe Analyse) eine Unternehmensanalyse (=interne Analyse) herangezogen. Bei der externen Analyse geht es hauptsächlich um Umwelteinflüsse, die den Markt verändern. Darunter fallen beispielsweise fortschrittliche Technologien, neue Rechtsprechungen oder soziale Anpassungen. Die externe Analyse beinhaltet die Punkte Opportunities (Chancen) und Threats (Risiken). Sie bilden das Gerüst, in dem das Unternehmen die interne Analyse anstellen wird. Denn diese bezieht sich ausschließlich auf die Kapazitäten des Unternehmens. Genauer gesagt geht es hier um die Strengths (Stärken) und Weaknesses (Schwächen). Was sind die Probleme in Ihrem Unternehmen? Gleichzeitig aber auch: In welchem Feld sind Sie sogar Pionier?

(Schauen Sie auch hier → Ziele erreichen)

TIPP! Machen Sie sich Notizen zu den einzelnen Wörtern des SWOT-Akronyms!

Mögliche Fragen zur Recherche:

Interne Analyse (Stärken & Schwächen):

Wo waren Sie in der Vergangenheit (besonders) erfolgreich?
Was hat dagegen nicht gut funktioniert?
Welche Maßnahmen trugen zum Erfolg bei?
Was dagegen fiel schwer?
Welche Qualitäten unterscheiden Sie von Ihren Mitbewerbern?
Warum entscheiden Sie manche Kunden doch für einen Konkurrenten?

Externe Analyse (Chancen & Risiken):

Welche Möglichkeiten bietet der Markt noch an?
Wo lauern Gefahren?
Welche Chancen bietet die Zukunft?
Was denken Sie: welche Aktivitäten erwarten Sie von Ihren Konkurrenten?
Gibt es aktuelle Trends und wie beeinflussen sie das Geschehen?
Welche Entwicklungen können sich negativ auf Ihr Geschäft auswirken?

Nachdem Sie sich über die einzelnen Punkte ausreichend Gedanken gemacht haben, ist es nun an der Zeit, diese darzustellen. Am besten fertigen Sie hierzu eine eigene Grafik an, die beispielsweise so aussehen könnte:

Suchen Sie dabei Punkte aus Ihren Stärken, die sich mit denen aus den Chancen verbinden lassen. So können Sie Ihre Stärken weiter ausbauen, indem Sie weiteres Potenzial nutzen. Gleichzeitig sollten Sie sich Maßnahmen überlegen, wie Sie die Risiken des Marktes mit Ihren Stärken kompensieren können. Das gleiche Vorgehen stellen Sie mit den Schwächen an. So erhalten Sie am Ende in der Matrix eine mögliche Reaktion auf die bisherigen Zustände. Mit einer weiteren Grafik können Sie diese veranschaulichen:

Zweck der SWOT-Analyse

Hier kann man den Zweck der SWOT-Analyse nun deutlich erkennen. Die Kombination der vier Kategorien zeigt deren Zusammenhänge offen vor. Nun ist es an der Zeit, die richtigen Fragen zu stellen, damit Sie Ihren Handlungsspielraum erkennen. Beispiele hierfür wären:

Wie können durch Stärken die Chancen weiter optimiert werden?
Welche Bereiche könnte Ihr Unternehmen erweitern, um potentielle Marktanteile zu erhalten?
Könnten sich manche Schwächen zu Stärken entwickeln?
In welchen Bereichen sollte Ihr Unternehmen noch aufholen?
Welche Risiken können mit welchen Stärken kompensiert oder sogar abgewendet werden?
In welchen Bereichen treffen Schwächen auf Gefahren?
Welche Maßnahmen sollten komplett vermieden werden?

Auf diese Art und Weise schaffen Sie es nun, die vier verschiedenen Begriff zu kombinieren und erste Lösungsansätze sichtbar zu machen. Beachten Sie allerdings, dass es sich hierbei nicht um eine vollends entwickelte Strategie handelt. Vielmehr geht es um eine Analyse, die eine Momentaufnahme darstellt. Darauf aufbauend können richtige Strategien entwickelt und verfolgt werden.

Fehler & Probleme bei der SWOT-Analyse

Damit die SWOT-Analyse erfolgreich ist, sollten Sie einige Fehler vermeiden. Zum einen ist es wichtig, dass Sie das Ziel, welches Sie erreichen wollen, genau definieren. Denn alle Maßnahmen, die Sie sich mit der SWOT-Analyse überlegen, sollten auf genau dieses Ziel hinarbeiten. Seien Sie dabei ehrlich zu sich selbst! Insbesondere dann, wenn es um die Analyse der eigenen Stärken und Schwächen geht.

Des Weiteren ist es wichtig, dass Sie die externen Chancen nicht mit Ihren eigenen Stärken verwechseln. Chancen beziehen sich im Rahmen der Analyse auf das Potenzial des Marktes und klammern das Unternehmen zunächst aus. Beispiele wären hier neue Kunden oder Marktlücken, die noch nicht erschöpft sind.

Außerdem erhalten Sie nach der SWOT-Analyse ein unbewegtes Bild von Ihrem Unternehmen in der gegebenen Marktsituation. Es ist keine historische Aufzeichnung über eine Entwicklung, sondern eine Momentaufnahme. Seien Sie sich dessen bewusst!

Zuletzt sei zu erwähnen, dass bei dieser Methode keine Priosisierung stattfindet. Das bedeutet, dass die einzelnen Punkte ungewichtet analysiert werden. Die Priosisierung der Maßnahmen bleibt Ihnen ganz individuell überlassen, je nachdem wie Sie die Ziele und Prioritäten definieren (Sehen Sie hier → Prioritäten setzen).

Zusammenfassung

Die SWOT-Analyse ist ein nützliches Instrument, um eine Momentaufnahme vom jetzigen Zustand zu erhalten. Sie zeigt – wenn ehrlich geantwortet – die Stärken und Schwächen, sowie die Chancen und Risiken in Ihrem Arbeitsumfeld auf. Das bietet eine solide Grundlage, um Strategien aufzubauen oder bereits etablierte Maßnahmen zu modifizieren. Ob dieses theoretische Modell in der Praxis reibungslos Anwendung findet, ist umstritten. Denn meist ist eine genaue Abgrenzung der vier Bereiche schwieriger als gedacht. Dennoch sollte es nicht schaden, sich mit den gegebenen Fragen zu beschäftigen und diese als Grundlage zum Aufbau einer Strategie herzunehmen.

E-Mail Management – Ihr Postfach mit System

1 Dezember 20171 Dezember 2017 by Makis Community

LernenSie,E MailsmitSystemzuschreibenmiterfolgreichemE MailManagement!

Zu viele Emails? Sie wissen nicht, wo Sie beginnen sollen? Es wird nicht weniger, sondern immer mehr? Diese Fragen stellen sich viele Menschen, die in Büros arbeiten. Die Bearbeitung dieser Flut an elektronischer Post scheint kein Ende zu nehmen. Zugleich bleibt es eine Herausforderung, nicht den Überblick im eigenen Posteingang zu verlieren. In diesem Artikel möchten wir Ihnen Ratschläge geben, wie Sie die Kontrolle über Ihre Postfächer behalten. Sie erhalten Einblicke ins E-Mail Management und lernen, wie Sie Ihr E-Mail-System optimieren können. Verabschieden Sie sich vom ewigen Suchen nach der richtigen Mail und sehen Sie, wie Sie Ordnung in Ihr System bringen können.

E-Mail Management: Ordnung mit Ordnern

Eine Voraussetzung für ein übersichtliches Postfach ist die Struktur der Ordner. Es mag sein, dass es sich hierbei um eine eher lästige und unbeliebte Arbeit handelt. Dennoch ist zu sagen, dass eine sinnvolle Aufteilung langfristig gesehen Zeit spart und hilft, den Überblick zu behalten. Wie Sie Ihre Ordner letztendlich organisieren, bleibt ganz Ihnen überlassen und sollte auch nach individuellen Bedürfnissen und Situationen gewählt werden. Es eignet sich zum Beispiel eine Ordnung nach Projekten, nach Kunden oder Abteilungen einzurichten, je nachdem, was Ihre E-Mail-Flut hergibt. Beim Strukturieren sollten Sie außerdem beachten, dass Sie pro Ebene zwischen drei und acht Ordner festlegen. So wirken Sie einer endlosen Sucherei entgegen. Verschachteln Sie sich dabei nicht in zu vielen Ebenen und Abzweigungen. Es sollte übersichtlich sein, aber keine zu streng abgetrennten Bereiche entstehen.

TIPP! Nehm Sie sich Zeit! Zeit ist das A und O für die Herstellung einer solchen Struktur. Überlegen Sie sich gern vorher, wie Sie das E-Mail Management angehen möchten. Und wenn es einen Tag dauert, dann ist dieser für die Zukunft sinnvoll investiert!

E-Mail Management und das Eisenhower-Prinzip

In anderen Artikeln wurde schon über das Eisenhower-Prinzip gesprochen (Schauen Sie hier → Prioritäten setzen). Diese Methode hilft, Prioritäten richtig zu setzen, wobei sie sich auch sehr für die Strukturierung Ihres Posteingangs eignet. Unterscheiden Sie ebenfalls die verschiedenen Prioritätsstufen und weisen Sie sie den Ordnern zu. In der Kategorie Newsletter, beispielsweise, können Sie unerwünschte Werbung sammeln und gegebenenfalls direkt löschen.

TIPP! Erstellen Sie einen Ordner ausschließlich für Newsletter! So sind diese Emails aus Ihrem Postverkehr verschwunden und können ganz einfach in einem eigenen Ordner aufgelistet und gesucht werden.

Um Prioritäten deutlich zu machen, können Sie bestimmte Absender verschieden einfärben. So heben sich die Nachrichten vom Rest ab und Sie wissen genau, um welche Priorität es sich dabei handelt.

Wichtig für ein erfolgreiches E-Mail Management ist auch, Emails regelmäßig zu löschen. Gerade im Ordner für Newsletter sollte man sich nicht allzu lange aufhalten (vorausgesetzt: Sie arbeiten nicht damit). Einmal die Woche reicht, um den Ordner kurz durchzugehen, gegebenenfalls wichtige E-Mails rauszuziehen/zu bearbeiten und den Rest zu löschen. Bei E-Mails mit einer C-Prioritäten können Sie ähnlich vorgehen. Ist die Bearbeitung nicht dringlich, notieren Sie das in Ihrem Kalender. Nach erfolgreicher Bearbeitung kann auch diese Email – im Normalfall – gelöscht werden.

Wann E-Mails beantworten?

Nicht selten fühlen sich Mitarbeiter gezwungen, neu eingetroffene E-Mails direkt zu öffnen und zu bearbeiten. Meist resultiert ein solches Verhalten aus Neugierde, oder auch Angst, etwas Wichtiges zu verpassen. Nehmen Sie sich diesen Druck, denn nicht jede Mail müssen Sie sofort bearbeiten. Im Gegenteil, das kann sogar sehr hinderlich sein, wenn Sie jedes Mal, wenn eine E-Mail eintrifft, Ihre Arbeit unterbrechen. Denn so benötigen Sie viel mehr Zeit, um sich wieder in die eigentliche Aufgabe einzufinden. In vielen Fällen ist es sogar sinnvoll, gewisse E-Mail-Zeiten in Ihrem Arbeitsalltag festzulegen. Diese können nur einmal oder fünfmal am Tag sein. In diesen Zeitabschnitten sollten Sie sich ausschließlich dem E-Mail-Verkehr widmen und alle anderen Tätigkeiten pausieren. Jedoch sollten Sie vorsichtig sein! Denn viele Kunden erwarten eine schnelle Antwort.

Zeit sparen beim E-Mails schreiben

Häufig ist das Verfassen von E-Mails eine zeitraubende Tätigkeit. Doch das muss es nicht sein, wenn man diese 7 Tipps beachtet:

Füllen Sie den Betreff immer kurz und knapp aus! Die größte Gefahr besteht sonst darin, dass die E-Mail im Spam-Ordner landet. Außerdem hilft es Ihnen zu wissen, worum es geht, damit Sie entscheiden können, wann Sie sich Zeit für dieses Anliegen nehmen.
Vermeiden Sie lange Formulierungen oder unnötige „Danke“-Mails! Das stört gegebenenfalls den Kommunikationsfluss in Ihrem Unternehmen.
Schreiben Sie Kürzel! Dies eignet sich besonders für den Betreff. Beispielsweise deutet das Kürzel „FYI“ (for your information) bereits an, dass auf diese E-Mail keine Antwort erwartet wird.
E-Mails sollten Sie nur mit Einverständnis des Absenders weiterleiten! Wenn Sie sich nicht sicher sind, nachfragen.
Nicht zu viele Anhänge! Versuchen Sie auch, Übersicht in der Anzahl Ihrer Anhänge zu gewähren – dazu zählt auch das Datenvolumen. Größere Dateien sollten Sie außerdem im ZIP-Format verschicken.
Senden Sie PDFs! Nur so, oder auch mit anderen Standardformaten, können Sie garantieren, dass der Empfänger die Anhänge auch öffnen kann.
Falls Sie außer Haus sind, nutzen Sie die automatische Abwesenheitsnotiz! Das lässt Sie den Überblick behalten und informiert Ihre Kunden oder Kollegen, dass sie wohl länger als üblich auf eine Antwort warten müssen.

Prioritäten richtig setzen – Lernen Sie mit der Eisenhower-Methode

22 November 201722 November 2017 by Makis Community

Sie haben einen Berg an Aufgaben und wissen nicht, mit welcher Sie beginnen sollen? Sie suchen eine Technik, die Ihnen hilft, das Chaos zu beseitigen und mehr Struktur in Ihren Arbeitsalltag zu bringen? Dann sind Sie hier genau richtig. Dieser Artikel beschäftigt sich mit Prioritäten, was sie sind und wie man sie richtig setzt. Nach diesem Artikel können Sie Ihre Aufgaben mit der Eisenhower-Methode besser bewältigen. Ihnen wird es leichter fallen, die Wichtigkeit und Dringlichkeit von Aufgaben zu unterscheiden und in Ihr Zeitmanagement einzubeziehen (hier geht's zum Artikel über Zeitmanagement → Zeitmanagement). Los geht’s!

Was sind eigentlich Prioritäten?

Um den richtigen Umgang mit Prioritäten zu lernen, sollten wir zunächst klären, was sie eigentlich sind. Das Wort ‚Prioritäten’ ist lateinischen Ursprungs von ‚prior’ und bedeutet ‚der Vordere’. Eine Sache wird also einer anderen vorgezogen. Diese Entscheidung, in welcher Reihenfolge verschiedene Aktivitäten geordnet werden, ist eine persönliche und abhängig vom jeweiligen Individuum. Viele gehen dabei nach dem allbekannten Sprichwort: „Erst die Arbeit, dann das Vergnügen!“

Prioritäten richtig setzen – Die Eisenhower-Methode

Damit all das möglichst erfolgreich gelingt, lohnt es sich, einen Blick auf die Eisenhower-Methode zu werfen. Mit dieser Technik sollte es jedem Menschen gelingen, die jeweiligen Aufgaben hinsichtlich von Wichtigkeit und Dringlichkeit zu bewerten. Dabei sollten Sie sich immer wieder folgende Fragen stellen:

Sind diese Aufgaben wichtig und dringend?
Wie wichtig und dringend sind sie tatsächlich?

Durch diese Vorgehensweise fangen Sie an, Ihre anstehenden Arbeiten zu kategorisieren und letztendlich auch zu hierarchisieren. Das bringt den Vorteil, dass Sie noch in der Planungsphase herausfinden sollten, welchen Einfluss die jeweiligen Aktivitäten auf Ihren Erfolg haben. Genau das wird Ihnen später helfen, den optimalen Zeitplan für Ihre anstehende Arbeit herauszuarbeiten.

Welche Prioritäten? Wichtigkeit & Dringlichkeit

Bereits im vorangegangenen Kapitel wurde über den Unterschied von Wichtigkeit und Dringlichkeit gesprochen. Diese Unterscheidung bildet das Herzstück der Eisenhower-Methode. Generell könnte Folgendes festgehalten werden:

Wichtig: eine Aufgabe bringt Sie Ihrem Ziel näher

Dringlich: eine Aufgabe benötigt zu einem gewissen Zeitpunkt Ihre (volle) Aufmerksamkeit

Diese Grundsätze sollten Sie im Hinterkopf behalten, denn sie sind die Basis der nun anstehenden Abschnitte.

Das Eisenhower-Prinzip - So setzen Sie Prioritäten richtig

Nach dieser ausführlichen Einführung möchten wir uns nun der eigentlichen Methode zuwenden. Mit dem bereits erworbenen Wissen können wir uns denken, dass diese Technik Ordnung schaffen soll. Dazu sollen alle anstehenden Aufgaben analysiert und kategorisiert werden. Die Eisenhower-Methode unterscheidet zwischen vier Prioritätenklassen, die in der folgenden Grafik verdeutlicht werden:

Daraus lassen sich vier Gruppen ableiten:

Wichtig und dringend (A): Diese Kategorie beherbergt Aufgaben, die wichtig sind und gleichzeitig bestenfalls noch heute erledigt werden. A-Prioritäten sollten nicht aufgeschoben, sondern immer als erstes angegangen werden. Dazu gehören zum Beispiel die Bewältigung von Krisen oder Problemen.

Wichtig, aber nicht dringend (B): Bei B-Prioritäten geht es hauptsächlich um Dinge, die zwar wichtig und zielführend sind, aber nicht unbedingt heute erledigt werden müssen. B-Aufgaben sind wichtig, weil sie an Ihrem Erfolg beteiligt sind. Nehmen Sie sich Zeit für diese Tätigkeiten und planen Sie, wann Sie diese durchführen können. Dennoch gilt hier auch: Je früher, desto besser! So könnten manche Probleme sogar vermieden werden.

Unwichtig, aber dringend (C): Zu diesen Prioritäten zählen Aktivitäten, die Sie nicht unbedingt näher zum Ziel bringen, dennoch aber hilfreich und notwendig sind. Seien es Rechnungen, die noch zu überprüfen sind, oder Berichte lesen. All diese Dinge sollten Sie zwar nicht vernachlässigen, ihnen aber auch nicht zu viel Aufmerksamkeit einräumen.

Weder wichtig, noch dringend (D): Mit Tätigkeiten dieser Kategorie sollten Sie sich möglichst gar nicht beschäftigen. Daher delegieren Sie diese Aufgaben an einen anderen Mitarbeiter oder sie landen direkt im Papierkorb. Zu diesem Bereich könnte beispielsweise das Lesen von Werbepost gehören.

Nach diesem Schema können Sie nun Ihre Aufgaben durchgehen und der jeweiligen Kategorie zuordnen.

TIPP! Nehmen Sie sich Zeit! Wie bereits im Artikel über Zeitmanagement hervorgegangen ist, ist eine ausreichende Planung sinnvoll und erleichtert spätere Arbeitsschritte.

Zusammenfassung & Kritik der Methode

Das Eisenhower-Prinzip soll primär helfen, Ihre Planung strukturiert und langfristig zu gliedern. Dabei ist die Einteilung von den zu erledigenden Aufgaben (Prioritätensetzung) das Herzstück der Methode. Nach der Einteilung in Wichtig und Dringlich wissen Sie bestenfalls nicht nur, wie sich diese Tätigkeiten auf Ihren Erfolg auswirken, sondern auch, wie Sie damit umgehen. Sie können beispielsweise herauslesen, was Sie selbst erledigen oder an einen Kollegen weitergeben. Dabei zählt vor allem der Grundsatz:

Wichtigkeit vor Dringlichkeit!

Außerdem sollten Sie bei Ihrer Planung berücksichtigen, jeden Tag an einer B-Priorität zu arbeiten. Diese sichert, dass Sie Ihrem Ziel stetig näherkommen und bringt letztendlich den gewünschten Erfolg. Dafür ist es essentiell, die Ziele nicht aus den Augen zu verlieren, denn sie sind der Grund, warum Prioritäten gesetzt werden. Lassen Sie sich also nicht ablenken und behalten Sie Ihre Ziele immer im Blick! (Mehr über Ziele erfahren Sie hier → Ziele erreichen).

Dennoch ist anzufügen, dass diese Methode nicht kritikfrei bleibt. In der Theorie erscheint es – wie fast immer – so einfach, Aufgaben zu bewerten. Doch genau in diesem Punkt bleibt die konkrete Durchführung offen. Es wird nicht klar definiert, anhand von welchen Merkmalen Tätigkeiten zu einer Kategorie hinzugefügt werden sollen. Das muss wohl jeder für sich selbst entscheiden. Deshalb ist eine reflektierte Arbeitsweise der Schlüssel zum Erfolg. Seien Sie ehrlich zu sich und verzetteln Sie sich nicht mit Nebensächlichkeiten! Nur so können Sie es schaffen, Ihre Entscheidungen zu optimieren.